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壺阪龍哉

能力強的人,怎麼整理辦公桌:恰到好處的亂,讓你的效率發揮到極致

能力強的人,怎麼整理辦公桌:恰到好處的亂,讓你的效率發揮到極致
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  工作能力強的人,
  一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,
  已經明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。
  你能嗎?

  請問,你目前的辦公桌:
  □ 你能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎?
  □ 下班時,桌面淨空如飛機跑道,隔天上班卻能一秒鐘進入狀況?
  □ 電腦的桌面捷徑超過兩行嗎?不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎?
  □ 最下層的抽屜,是否用來立列文件?
        
  除了捨、活、續之外,
  你更要運用「恰到好處的亂」,才會好拿、好找,
  讓你隨時進入狀況,效率發揮到極致。

  本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」,他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。他表示,光看一個人的辦公桌,就能判斷他的工作能力。而那些能力強的人又是如何整理桌子的?

  ◎整理是為了效率,整頓不是為了整齊。
  整理是「丟掉」不要的東西,「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。整理、整頓是為了提升工作效率,你應該先整理再整頓。

  ◎文件「站」起來,工作效率才會高。
  能力強的人,重要文件不會只有自己知道放在哪裡。立列之後,看一眼標籤就知道文件在哪裡。這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找,不浪費任何人的時間。

  ◎ 充分利用「六三一法則」。
  不要只整理占桌面60%的文件,更把剩下的30%的物品和10%的書籍,也加入整理、整頓的項目之中。

  ◎ 對付「捨不得丟」的心態,只需60秒。
  高效率的人有兩個做決定的祕密武器:(1)丟東西不用未來式思考(總有一天會派上用場),而是用過去式思考(過去幾個月有用上嗎?);(2)放進猶豫箱,三個月都沒用到就丟掉。

  ◎桌上一定有這三樣東西:能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。
  這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,已經明確知道今天該做什麼事。

     ◎ 他們,一定準備好提升效率的7大道具:
  訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤——你一定幾乎都有,但能力強的人怎麼使用這些道具?

  ◎電腦桌面是另一張辦公桌,如何整理,也是評估工作能力的重要依據。
  你能把桌面圖示,控制在兩列以內嗎?
  收件匣的信件,如何在一分鐘內處理完畢?不懂得方法,上班時間就會被信件占據。

  除了以上幾個方法,壺阪龍哉還可教你使用「回憶檔案夾」、「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。
   
  整理辦公桌就是整理腦袋!所以,請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。

作者簡介

壺阪龍哉

  日本「辦公室整理術始祖」, 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系,曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司,後設立湯姆辦公室(TOM OFFICE)研究所,擔任代表取締役(等同公司的董事長或總經理),現為人材育成塾的代表。
   
  40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作,至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分,活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。

譯者簡介

劉錦秀

  東吳大學日文系畢,曾任出版社國際版權部經理,譯有《一張表格催出業績,不用修理人》、《我在包裡放本書》、《找出勝算的技術》、《一張價值千萬的名片》、《修復身體的黃金7小時》、《一秒就能做對決定》(以上大是文化出版)、《中華聯邦》、《思考的技術》等書。

  • 叢書系列:Biz
  • 規格:平裝 / 208頁 / 15*21cm / 普級 / 雙色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
  • 1.內容豐富兼具深度及廣度,並以深入淺出的方式來表達。
    2.完整蒐集最新年度之相關試題。
    3.以最有效且詳實的方法解析。
    4.適合研究所考試及自修的參考書。

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